Comment tenir un fonds de caisse ?

Contenu dans la caisse enregistreuse, le fonds de caisse est un élément indissociable d’un restaurant. Une gestion optimisée de ce fonds est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de votre activité horeca. Mais de quoi s’agit-il plus concrètement ? Comment le tenir correctement ? Explications.

Qu’est-ce qu’un fonds de caisse ?

Le fonds de caisse est la somme d’argent présente dans la caisse enregistreuse. Il s’agit d’une réserve, notamment destinée à rendre la monnaie aux clients. Il permet également de collecter les paiements en espèces.

Il faut noter que pour avoir un fonds de caisse, les établissements laissent généralement la même somme en tiroir chaque jour. Puis, à la fin de la journée, ils procèdent à une fermeture de caisse. Cela correspond à l’arrêt de toutes les opérations financières et les transactions de la journée (encaissements et décaissements). Un comptage du montant du fonds de caisse est alors effectué.

En effet, un nouveau montant, différent de celui qui était placé au début de la journée apparaît : sont additionnés et déduits les encaissements et décaissements de la journée..

Bon à savoir

Le comptage en fin de journée prend généralement autour de 30 minutes : un temps à intégrer dans les horaires des employés.

Tenir un fonds de caisse : quelques vérifications à effectuer

Les vérifications à réaliser lors du comptage du fonds de caisse à la fin de la journée concernent principalement la comparaison du :

• solde théorique,
• et du solde et réel.

Si le solde théorique correspond au montant qui devrait être présent dans la caisse enregistreuse en fin de période compte tenu des encaissements et des décaissements effectués dans la journée, le solde réel correspond à la somme d’argent réellement compté dans la caisse. Lorsqu’un écart entre le solde théorique et le solde réel apparaît, cela peut révéler des erreurs, des fraudes ou des vols.

Bon à savoir

La gestion manuscrite d’un fonds de caisse est un exercice particulièrement complexe. Il convient alors de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié, qui se charge de comptabiliser les entrées et sorties d’argent tout au long de la journée et conserve une trace des tickets de caisse édités.

Le monnayeur : une alternative pour faciliter la tenue du fonds de caisse

Le comptage des billets en début et en fin de journée étant chronophage et particulièrement prenant, de nombreux restaurants et autres établissements horeca optent désormais pour l’utilisation d’un monnayeur. Il s’agit d’un dispositif qui permet la gestion automatisée des espèces.

Ainsi, il est capable de recevoir les billets et les pièces des clients de façon autonome, de les identifier, de les trier et de les calculer sans la moindre erreur. Par ailleurs, il peut rendre directement la monnaie au client (s’il y a lieu).

Son mode de fonctionnement ? Il peut se connecter à votre système de caisse enregistreuse, qui lui envoie automatiquement, à chaque transaction, le montant des additions des clients. Ces derniers peuvent alors insérer leurs billets et pièces dans le monnayeur, qui les reconnaîtra, les comptera, et leur rendra leur monnaie (le montant de l’addition est généralement affiché sur l’écran).

Vous l’aurez compris, cet équipement offre de nombreux avantages. Il permet notamment le comptage automatique des sommes en espèce et le contrôle facilité du fonds de caisse. À la clé :

• un gain de temps considérable et la réduction des files d’attente en caisse ;
• une amélioration du service clientèle ;
• une réduction des erreurs de caisse ;
• une sécurisation des mouvements de fonds ;
• etc.

Par ailleurs, il faut noter qu’en plus d’être une solution d’encaissement, le monnayeur est un dispositif de sécurité particulièrement efficace. En effet, les billets et pièces insérés lors des transactions ne restent pas dans le tiroir-caisse. Cet appareil fait donc office de coffre-fort.

En conclusion

L’utilisation d’un monnayeur est une solution de choix pour faciliter la gestion des fonds de caisse et assurer une expérience client satisfaisante. Chez RESTOMAX, spécialiste des systèmes de caisse enregistreuse pour restaurant et autres établissements horeca en Belgique, nous collaborons avec les meilleures marques du marché pour assurer l’intégration d’un monnayeur performant dans votre système de caisse enregistreuse. Contactez-nous dès maintenant pour une démo.