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Le secteur HORECA est soumis à une réglementation bien précise. Celle-ci prévoit notamment les normes concernant les SCE ou Systèmes de Caisse Enregistreuse en Belgique. Explications.

Une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

Oui. Depuis 2016, la grande majorité des exploitants horeca sont tenus de se doter d’un système de caisse enregistreuse certifié par le ministère des Finances. Cette obligation concerne les établissements qui affichent un chiffre d’affaires annuel supérieur ou égal à 25 000 €.

Par conséquent, les services de restaurant ou de restauration doivent effectuer une évaluation annuelle des recettes issues de la consommation de repas sur place. Sont exclus du calcul de ce montant :

  • les repas à emporter ;
  • les repas livrés ;
  • et les boissons.

Bon à savoir

En ce qui concerne les exploitants de plusieurs commerces horeca, le montant du chiffre d’affaires est calculé par établissement.

Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ?

Pour vous assurer que votre caisse pour restaurant en Belgique soit aux normes, vérifiez que votre fournisseur soit certifié. Pour avoir cette information, vous pouvez vous rendre sur le site du Service Public Fédéral des Finances et consulter la liste officielle des systèmes agréés dans le volet “systèmes certifiés”.

Pour rappel, un SCE dispose de trois éléments, qui doivent être agréés par le SPF des Finances :

  • un système de caisse : il s’agit du logiciel qui permet de gérer les données relatives aux commandes et au stock de vos produits.
  • un Fiscal Data Modul (FDM) : c’est la boîte noire auquel le système de caisse doit être relié.
  • une VAT Signing Card (VSC) : une smartcard à introduire dans le module FDM. Vous pouvez la commander gratuitement en ligne auprès de SPF Finances.

Bon à savoir

Il existe actuellement plus d’une cinquantaine de fournisseurs SCE agréés, parmi lesquels RESTOMAX.

Caisse enregistreuse horeca : qu’en est-il de la boîte noire ?

Aussi nommée Black Box, la boîte noire ou Fiscal Data Module (FDM) est un petit boîtier de forme carrée qui est relié à la caisse horeca. Son rôle ? Il enregistre chaque opération de l’établissement : commandes, encaissements, remises, rotation du personnel, etc.

L’existence de cet équipement permet ainsi aux services fiscaux de contrôler les restaurants de façon plus efficace. D’ailleurs, la boîte noire est obligatoire pour les commerces horeca tenus de se doter d’une caisse enregistreuse.

Bon à savoir

Pour que la boîte noire soit opérationnelle, une carte d’activation personnalisée (VSC) doit y être intégrée.

Qu’en est-il des opérations comptables ?

La gestion d’un restaurant se doit d’être rigoureuse. Pour être aux normes, les établissements horeca doivent notamment :

  • livrer des tickets de caisse aux clients : bien qu’un ticket de caisse ne soit pas considéré comme une facture, il s’agit d’une véritable preuve d’achat.
  • établir un livre de caisse : c’est un document comptable qui enregistre toutes les opérations d’entrées et de sorties d’argent en liquide dans la caisse de l’établissement. Ces transactions doivent être notées de manière chronologique et détaillée. 
  • tenir un fond de caisse : il s’agit d’une réserve d’argent contenue dans la caisse enregistreuse. Le fond de caisse a plusieurs utilités. Il sert notamment à rendre la monnaie aux clients.
  • faire une clôture de caisse Z : il s’agit de matérialiser la fin de journée sur le plan comptable.

À noter

La caisse enregistreuse permet à l’établissement horeca de faciliter le suivi de toutes ces opérations comptables.

En conclusion

La caisse enregistreuse ainsi que les opérations comptables des établissements horeca sont soumises à des règles précises. Pour vous aider dans votre gestion, munissez-vous d’un système de caisse enregistreuse certifié et hautement performant tel que RESTOMAX.


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