Boite noire et système caisse enregistreuse 2.0, tout ce qu’il faut savoir

Vous avez un établissement Horeca en Belgique? Votre boite noire et votre système de caisse enregistreuse datent d’avant 2025? Cet article est pour vous!

En effet, le SPF Finance introduit un nouveau modèle de boite noire (ou FDM, Fiscal Data Module ou encore module de contrôle). Elle fait partie intégrante de votre SCE – système de caisse enregistreuse, appelé aussi caisse blanche.

Pourquoi cette nouvelle boite noire?

Le SPF souhaite moderniser le système et sa gestion de la communication des données. Dorénavant, la boite noire transfèrera les détails des transactions en ligne directement vers le SPF finance. Un contrôleur ne devra donc plus nécessairement se déplacer au sein d’un établissement pour consulter ses données transactionnelles.

Mon établissement est-il concerné?

Initialement, la boîte noire n’était obligatoire que pour les restaurants où les repas sont consommés sur place et les traiteurs. A partir de juillet 2025, elle devient obligatoire dans l’ensemble du secteur Horeca. Cela inclut désormais toutes les formes d’activité Horeca. Cependant, le seuil de 25.000 € de chiffre d’affaires annuel/revenus brut reste d’application, mais son calcul sera revu.

Concrètement: tous les restaurants dont le chiffre d’affaire annuel atteint ou dépasse 25.000 € devront s’équiper du système 2.0.

Qu’est-ce qui change avec le système caisse enregistreuse 2.0?

• Comme évoqué ci-dessus, il y a l’accessibilité aux données de façon numérique pour le SPF finance. L’audit des transactions sera désormais uniforme et clairement structuré, ce qui simplifiera le processus.
• La carte de signature TVA (VSC) est supprimée. Fini les délais parfois bien longs pour l’activiation de cette carte.
• Adieu tickets papier, bonjour tickets digitaux! En effet, plus d’obligation de produire un ticket imprimé à vos clients, vous pouvez faire le choix du 100% digital si vous le souhaitez

Quand dois-je m’équiper?

Que vous le vouliez ou non, il vous faudra vous équiper. Le compte à rebours commence en juillet 2025.

• 1er juillet 2025: obligation pour tous les nouveaux établissements
• 1er juillet 2026: obligation pour tous les établissements avec une SCE certifiée entre 2014 et 2017
• 1er juillet 2027: obligation pour les établissements avec une caisse certifiée entre 2018 et 2021
• 1er juillet 2028: obligation pour tous les établissements (avec un chiffre d’affaire > 25.000 €)

Soyez malin, n’attendez pas la dernière minute !

On le sait, vous aussi… les journées défilent comme les tickets en cuisine un samedi soir. L’échéance arrivera bien plus vite que vous ne le croyez, croyez-nous :). D’autre part, si tout le monde attend l’échéance légale:

• Les installateurs seront saturés
• Les délais et coûts risquent d’augmenter
• Vous perdrez la possibilité de choisir vos périodes creuses pour faire la transition.

Agir dès maintenant, c’est donc avoir le luxe de planifier et gérer sans pression et sans surcoûts. C’est aussi l’opportunité de donner un immense coup de boost à votre établissement en optant pour un système de caisse moderne qui vous fera gagner en temps et en rentabilité. Et pour ça, on n’attend pas!

Profitez-en pour booster la digitalisation de votre établissement !

Comme nous le disions juste ci-dessus, le changement de caisse est aussi une opportunité:

✔️Moderniser votre gestion:

• Abandonnez vos carnets papier ou post-it volants et gérez vos commandes de façon moderne et centralisée en intégration avec la caisse. Des plans de salles personnalisables et modifiables à l’envie. L’intégration des plateformes de livraison de votre choix ou votre propre click & collect. Gestion de stock simplifiée. Statistiques complètes (transactions, panier moyen, chiffre, etc.). QR codes pour la commande et le paiement. Réservations de table intégrées Et tellement d’autres options encore qui peuvent, non seulement…

✔️Optimiser votre temps

• Exit les contrôles fiscaux en présentiel, c’est clairement un gain de temps pour vous. Et celui-là, on imagine bien que vous serez ravis de l’utiliser à d’autres fins ;).
• Une caisse facile d’utilisation et moderne digitalisant toute une série de tâches chronophage et à risque d’erreur, cela représente un gain de temps considérable! Jusqu’à 2 heures par jour et par personne!

mais aussi…

✔️Améliorer l’expérience client

• Digitaliser, c’est gagner en fluidité et en accessibilité pour le client. Prenons, l’exemple simple d’une réservation de table, elle sera dès lors possible 7j/7, 24h sur 24. Mais ce n’est que la pointe de l’iceberg, ticket digitalisé, commande en ligne ou depuis sa table. C’est aussi permettre à chaque membre de votre équipe de connaitre et reconnaitre vos clients, imaginez l’effet d’un accueil: « Je vous conduis à votre table habituelle, est-ce que je vous sers votre apéritif favori? ». En digitalisant votre caisse, c’est un panel d’informations qui s’offre à vous pour fidéliser le client et optimiser votre rentabilité, et plein de temps gagner pour pouvoir s’y consacrer et humaniser votre service!

Un partenaire expérimenté: un gage de tranquillité

Avec l’extension de l’obligation, le marché sera sans doute inondé de nouveaux fournisseurs séduisants. Mais attention:

• Tous les systèmes de caisse ne sont pas certifiés et reconnus comme caisse blanche par les autorités
• De trop belles promesses peuvent cacher des solutions éphémères et incomplètes
• Privilégiez un fournisseur avec une expérience avérée, un support technique fiable et une parfaite compréhension des exigences fiscales et des défis techniques des nouvelles SCE.

Bien évidement, en optant pour l’écosystème Restomax, vous avez la garantie d’utiliser une caisse parfaitement conforme à la législation et, en toute objectivité, un partenaire de 1er ordre: plus de 20 ans d’expérience, des équipes dédiées et disponibles pour vous proposer les meilleurs choix adaptés à votre établissement. Vous hésitez? Une petite démo et le tour est joué!

Client Restomax Classic?

Vous êtes plus que concerné par cet article!

• Votre système remonte certainement à quelques années et vous ferez partie des premiers concernés sur la ligne du temps des échéances pour adopter la caisse enregistreuse 2.0
• Vous passez à côté d’un monde d’opportunités et de fonctionnalités qui vous sont offertes à travers Restomax App, la nouvelle génération de nos solutions. Il y a tellement de valeur ajoutée, qu’il nous faudrait un article complet pour tout vous expliquer!

Mais le mieux, c’est de le voir en vrai et en action! Demandez votre démo ci-dessous et profitez de nos actions promo de migration vers Restomax App AVANT le 31 juillet 2025!